ADXCの営業事務が考える「バックオフィスのDX」と、リモートで実現する「ワークライフバランス」

DXが進む現代、働き方も大きく変わりつつあります。特にリモートワークやワーケーションといった柔軟な働き方が普及し、バックオフィスの役割も新たな局面を迎えています。本記事では、ADX Consulting（以下、ADXC）のDX推進によりバックオフィス（営業事務）の仕事に与えた影響と、リモートワークやワーケーションの実態、ADXCのワークライフバランスについて、人事担当からの質問に答えていただくインタビュー形式でお伝えします。

名前	​Wさん
役職	管理部 営業事務
趣味	ジム、散歩、旅行 料理、ガチャガチャ

自己紹介と経歴

W：ADXCでは管理部で営業事務を務めております。ADXCは3社目で、1社目は北海道の玄関といわれている新千歳空港で、某航空会社に入社し、グランドスタッフを務めておりました。
2社目は、ブライダルジュエリー販売のプランナーとして販売提案や営業をしていました。
1社目、2社目ともに販売や接客で、事務は未経験でしたが、ご縁があって2022年の5月にADXCに営業事務として入社しました。気づいたらADXC歴が3年になります。どうぞよろしくお願いします。

 

現在の担当業務と、入社してからこれまでの業務内容

W：入社してから今まで、やることは大きく変わってはいません。主な業務としては契約手続になります。受発注ともに契約締結までの手続きを私が行っています。事業部からの依頼にあわせて見積り作成や契約書の作成、相手方の担当者の方とメールでやりとりを行って締結まで進めています。ほかには取引先の登録や、商談の数値管理、契約の管理、証憑保管などを行っています。先方のシステムを使って手続きをしなければいけないものは、請求書の提出や作業報告書の提出も経理に代わって部分的に行っています。基本的には全社員フルリモートがベースですが、私は業務の都合上週1回程度は出社するので、郵便物の確認や郵送でのやりとりが必要な書類の処理も行っています。

営業事務としてスムーズに業務を実行するために意識していること

W：私が営業事務として意識しているのは、常にサポート役に徹し、縁の下の力持ちになれるように常に先を見越して行動することです。例えば「この依頼がきたら次はこの依頼がくる」と次のステップを考えて、言われたことだけをやるのではなく、その先の可能性を考えて動いています。自分がやりやすくなるようにというのはもちろんですが、プリセールスや経理など、周りの方も働きやすくなるように先まわりするのを心がけています。そのときがきたらすぐに準備や対応ができるように、スピード感を意識しています。

人事担当：ありがとうございます。縁の下の力持ちとして現場をサポートできるように先を考えて行動されていらっしゃるのですね。お話のなかで自分がやりやすくなるように心がけて、周りの方に良い影響を与えらるよう努めていらっしゃるのが伝わりました。

これまでやってきたなかでいただいた感謝の言葉や「こういう話を褒めてもらった」エピソード

W：この仕事は本当に感謝されることが多く、先まわりして行動していると「Wさん、さすが！」といった言葉や「後でお願いしようと思っていたのに、もうできていたの？」と言っていただくことが多いです。 「Wさんに聞けばだいたい解決できる」などを言ってもらえることもあります。

人事担当：感謝の言葉をかけてもらえると、もちろん嬉しいと思いますが、 もっと頑張ろうという気持ちになったり、次への行動にどのように繋がりますか？

W：もちろん「嬉しい」が一番にきます。人をサポートできているのも、もちろん嬉しいですし、自分も仕事がやりやすくなっています。先まわりすることも大事ですが、状況を見ながら自分よがりに進まないようにも気をつけています。報告や相談もしっかりするように意識をしています。

ADXCの営業事務としてのミッションや立場的にDXにおける変化を感じること

W：私はADXCが20人程の時からいますが、大きく変わったと思っています。特に電子契約を導入したことが大きな変化です。
以前は出社して押印するというアナログなことをしていましたが、電子契約を導入することで、紙ベースの作業工数と通勤時間の削減ができたと感じています。そのおかげで現在は週1回の出社で済んでいますが、もし電子契約を導入していなかったら今でも週5出社でハンコを押していたかもと思うとゾッとしますね（笑）
あとはSalesforceの導入も本当に大きいです。以前はExcelを使って契約を一個一個入力していましたが、 Salesforceが導入されたことで契約が目にみえて分かるようになり、数字もすぐに出てくるのでとても便利です。 こういったDX化が推進されることは、バックオフィスである私にとって非常にありがたいと思っております。
人事担当：ありがとうございます。当時20人程の組織で、Excelや紙での作業を行っていましたが、会社が急成長し、お客さんも増えている中で、労働時間の面でも効率的に業務を進められているという感覚なのですね。

新しいシステムを導入する際のADXCの場合のリードタイムについて

W：慣れるまで最初は時間がかかりますが、毎日さわるのですぐに慣れます。また、何かわからないことがあっても、社内に詳しい人が多いためすぐに解決します。Salesforceを導入した当初も、「これってどうやるのだろう？」と疑問が多々ありましたが、事業部の人に聞けばすぐに教えてくださりました。実際にシステムの導入支援を行っているADXCだからこそ、その道のプロがたくさんいます。システムを導入するとなったときも、プロセスを細かく構築して導入をしているため、トラブルは殆どなく、自然と馴染んでいます。今までもシステムが変わって困ったことは、私はあまりありません。聞ける人が身近にいるというのが大きいと思います。

人事担当：新しいシステムに詳しい方がいらっしゃっても、会社によっては例えば「忙しすぎて聞きにくい」などもあると思うのですけれども、ADXCの場合は「気軽に聞いてね」という社風なのですか？

W：気軽に聞けるため、あまり距離を感じません。フルリモートの方が多く、住んでいる場所も様々なので、物理的な距離は離れていますが、心理的にはすごく近くで関わりを持てている感覚があります。人との距離は全然ないというか、私は3社目でこんなにいい意味で、上司たちとすごく距離が近いのは初めてだと感じています。何でも相談しやすいというか。出社していると目の前に人がいてすぐ聞ける環境はすごくいいなと思っていました。リモートの場合、「このパソコンでチャットして大丈夫なのかな？」と最初は不安に思っていたのですけれども、すぐに答えてくれますし、距離感も壁も全くないですし、皆さんフレンドリーな方ばかりです。

社内でのコミュニケーション方法

W：SlackやTeamsで基本的にはチャットで完結するのですけれども、急ぎであったり、文章で伝えることが難しい話の場合には通話をします。ADXCの人は「いま、話せますか？」と確認すると本当に気軽に、話すことができます。

人事担当：特にいまは社内の人とのコミュニケーションで困ることはないですか？

W：困ることはあまりありません。チャットで伝えることが難しいときもありますが、「電話で話そう！」となります。伝え方は意識しておりますが、表情がみえないのには、最初は私も抵抗がありました。 ただ、今ではリモートでの就業にも慣れて、チャットでも分かりやすく伝える、細かく伝えることを意識するように自然となりました。

ADXCのリモートの働き方について

W：営業事務なので、事業部の人とは違って完全なフルリモートではないですが、世間一般の事務職の人よりは圧倒的に出社は少ないと思っています。最初は「やっていけるのかな」「大丈夫なのかな」と不安でしたが、実際にやっていけています。ADCXとしては電子で手続きを完了させるということをとても推進しているため、どうしても紙で対応しなければいけない場合を除いて、出社の必要はないです。リモートは、通勤時間がないのもノンストレスです。本当にプライベートは充実するので、時間を有効活用できていると思っています。

ADXC独自の「ワーケーション制度」の利用経験

💡ワーケーション制度とは
「ワーク（仕事）」と「バケーション（休暇）」を組み合わせた制度であり、社員が環境を変える事により、ストレス軽減やリフレッシュによるモチベーションの向上を目的としている。
具体的には、リゾート地や観光地でテレワークを行い、仕事の合間に観光やリラックスを楽しむことができる。

W：1回だけ、利用したことがあります。

人事担当：どこに、どのような目的で行かれたのですか？

W：地元の北海道に行きました。地元に帰るのとセットにして、札幌にワーケーションに行きました。

人事担当：いいですね。日中は札幌でワーケーションして、札幌のどのような場所でやっていたのですか？

W：ホテルに全泊して、日中はホテルで仕事をして、定時になったらご飯を食べに行ったり、地元の友達に会いに行ったりしていました。

人事担当：ワーケーション制度は、他企業で実施しているのをあまり聞いたことがなかったので、すごくいい制度だと思っています。ワーケーション制度を使ってみて率直にいかがでしょうか。

W：私は旅行が好きなので、ほぼ日本は行き尽くしていますが、行ったことがないところに行くために使ってみたいと思います。仕事とプライベート……ワーケーションは名前の通り、仕事と休みをあわせて行けるのが本当にいいですよね。ADXCならではというか。仕事がはかどりました。

​​​日本は行き尽くしたWさんの「ここが一番よかった」という場所​​

​​​W：四国は良かったですね。神戸でレンタカーをして淡路島を通って車で行きました。しかも、日帰りで北海道から行きました。​​​​思い出といったら、うどんを食べたぐらいなのですが、景色がとても綺麗で、淡路島がすごく好きでした。私は出身が北海道の内陸のため、北海道は寒いので海や南国に憧れがありました。当時真夏に行ったので、ぽかぽかした海からの風がすごく心地よかったです。あと、愛媛のさつまいもが美味しかったです。私、お芋が大好きなんです。ずっと車に乗っている時間が多かったのですけれども、車で行くのが本当におすすめです。​​

​​​人事担当：ありがとうございます。運転もたくさんされるのですね。​​

​W：北海道の時は結構運転をしていましたが、今は東京だから全然運転しなくなりました。でもドライブが大好きです。たまに、カーシェアで車を借りて、どこかにドライブに行くこともあります。​​

人事担当：旅行は先ほど国内は行き尽くしたとおっしゃっていましたが、海外にも行かれるのですか？

W：国内はもちろん、海外も大好きなのですが、コロナが明けたというのに全然行けておりません。今年はまだ行けていないのですが、去年はシンガポールやインドネシアに行きました。航空関係で働いていたときは月1でどこか行くというようなことをしていました。海外は日本にない文化に触れることができ、自分の視野が広がるような新鮮な気持ちになれるので大好きです。

Wさんの趣味

W：趣味は、ジムと散歩と旅行です。

人事担当：ジムは日常的に行かれているのですか？

W：そうですね、週3でジムに行って、肉体改造に励んでいます。今年の1月から通うようにして。もう9ヶ月くらい経ちますが、痩せました。

人事担当：すごい。週3、9ヶ月やっていたら、だいぶ変わりますよね。散歩も趣味なんですね？

W：リモートだと運動不足になるじゃないですか。以前までは通勤の時間が運動になっていましたが、今は起きたらすぐ仕事という感じなので、それはよくないなと思って、日課として毎日散歩をしています。平日は朝起きて、朝に散歩をして、仕事の後に夜も散歩するのが日課で、1日2回散歩しています。常にパソコンと向き合っているので、何も考えない時間がほしくなります。デジタルデトックスしたくなってしまうときがあって、それで散歩の時間を大事にしています。

人事担当：散歩をする時に携帯を持って出ないのですか？

W：携帯を持って出ないですね。歩数だけカウントしたいので、Apple Watchだけして出ています。

人事担当：徹底されていて、すごいですね。ありがとうございます。

最近ハマっていること

W：ハマっていることは料理とガチャガチャです。

人事担当： ガチャガチャがどうしても気になるのですが…（笑）好きなキャラクターがいるのですか？

W：いや、そういうわけではなくて、姉の影響で。姉がすごくガチャガチャが好きで「こんなもの、どこで使うのか」というものがあるのですが、一緒について行くうちに自分もハマっちゃいました。私の家の近くに大きいガチャガチャセンターのようなものがあって、2日に1回ぐらいパトロールしに行っています。

人事担当：それはガチャガチャの入れ替えが頻繁に発生するからですか？

W：そうなのです！いっぱいあって。私は面白い系のガチャガチャが好きで、最近はバスの押しボタンとか、ドアや冷蔵庫に貼っています。

人事担当：すごい、面白いですね。料理のほうは、何がきっかけなのですか？

W：これもジムと連動しています。運動をすると体に入れるものもすごく気をつかいだしました。料理は、ADXCに入ってリモートになってからできるようになりました。料理しているときはすごく無心になれます。健康のためにご飯のカロリーを計算して、タンパク質を計算してというところから始めました。

人事担当： PFCバランスというのでしたっけ。

W：そうですね。ドレッシングも買わずに、自分で作ったりしています。

人事担当：アクティブというか、ストイックな方なんだなと感じました。Wさんの性格も、このインタビューでみえてきた部分もあると思っています。決断力、決めたことはやりきるというのが、仕事でも趣味でも一つのテーマになると思いました。

ご自身の性格について

W：負けず嫌いなので、これをやると決めたらもうすぐにやるし、やりきらないと気が済まないです。何かを突き詰めたら、本当にとことん突き詰めたくなるタイプです。分からないと思ったらそのままにしたくはないので、すぐに解決しにいきます。また、スピード感を重視してやります。ジムも料理も、気づいたらこれだけ継続しています。例えばジムに行かない日はすごくモヤモヤするというか、ルーティーンを壊されるのが嫌だという、頑固で面倒くさい性格です。そういった自分の性格もあり、ADXCの契約も漏れがないように、何回も何回もチェックしてからメールを送ります。間違えたくない、怖いというのもあります。あとは契約が遅れていたら「これ、どうなっていますか？」と、ガンガン催促しにいきます。「またWさんにいわれた」と思っている人はいっぱいいると思います（笑）

仕事をする上で大切にしていること

W：仕事をしていて大切にしていることは、先まわりして動くことを大事にしています。あとはスピード感をもってやるということです。また、常に自分ではなくて相手を第一にというのを、大事にしています。伝え方次第で印象が変わるため、チャットでの一言一言を大切にしています。相手にわかりやすく伝えられることも重要です。自分が何かしてもらったときに一言感謝を伝えるとか、感謝の気持ちを持ち、当たり前のことかもしれないのですけれども、お互いに気持ちよく仕事ができる環境を目指し、自分から率先して行動することを大事にしています。挑戦を楽しみ、常に「自分には何ができるか」を考え、新しいことに取り組む姿勢を持つようにしています。どうADXCに関わっていけるのか、今後ADXCでどうなりたいかを考えて動くようにしています。

人事担当：事務職は本当に幅広くて、自由度が高い反面、自分でルールを決めて、自分に対してリーダーシップを発揮させる必要がありますよね。そういったところに共感してくださる方も採用としては採っていきたいと考えております。ありがとうございました。